La version d’un plan qui fait foi n’est ni la plus récente que l’on a reçue, ni la plus récente que l’on a produite : c’est celle que l’auteur a émise selon la procédure fixée au départ, que le contrat ou l’ordre de diffusion désigne comme référence, et que personne n’a remplacée depuis. Il faut donc fixer par écrit, avant le premier plan, qui émet, sous quel statut, avec quel indice, et où l’on retrouve la version en vigueur.
Ce guide propose cette règle sous forme de méthode pour un maître d’ouvrage qui reçoit des plans de plusieurs intervenants. Il ne se substitue pas à vos documents contractuels, qui décident en dernier ressort.
Pourquoi la question se pose-t-elle sur toutes les opérations ?
Un même plan, par exemple « Plan RDC », peut connaître une dizaine de versions : avant-projet sommaire, avant-projet définitif, dépôt du permis, réponses aux remarques de l’instruction, dossier de consultation des entreprises, modifications après chiffrage. Chaque version est émise par la maîtrise d’œuvre, reprise par les bureaux d’études, parfois annotée par le bureau de contrôle, et consultée par des entreprises qui ne sont pas toutes arrivées en même temps.
Le résultat est connu de tous ceux qui ont suivi un chantier : des fichiers nommés Plan_RDC_v2_definitif.pdf et Plan_RDC_v3_VRAIMENT_final.pdf, plusieurs boîtes de messagerie, et au bout du compte une question que personne ne sait trancher en réunion : « Sur quelle version a-t-on chiffré ? » Les conséquences sont les suivantes : une entreprise a chiffré sur l’ancienne version, une réserve a été levée sur un plan déjà remplacé, un ouvrage est exécuté d’après un plan non validé.
Comment les documents contractuels règlent-ils les contradictions ?
Le contrat prévoit généralement un ordre de priorité entre ses pièces pour résoudre les contradictions. Dans les marchés publics de travaux, c’est l’objet de l’article 4 du CCAG Travaux 2021 : en cas de contradiction, les pièces sont appliquées dans un ordre hiérarchique, avec l’acte d’engagement en tête, puis les clauses administratives particulières, le calendrier d’exécution, le CCTP et ainsi de suite. Le texte prévoit aussi, quand l’opération est conduite en maquette numérique, que le cahier des charges BIM et la convention BIM figurent parmi les pièces contractuelles.
Deux enseignements pour un maître d’ouvrage, même hors marché public :
- Le contrat désigne les pièces qui engagent, et la façon dont elles se hiérarchisent. Un plan qui n’est pas visé par cette hiérarchie, ou qui lui est postérieur, n’a pas automatiquement valeur contractuelle.
- Il faut donc préciser par écrit quelle pièce fait référence pour quel usage : l’étude de prix, l’exécution, la réception.
Dans un marché privé, ce sont les clauses de votre contrat qui s’appliquent. Faites-les relire par votre conseil juridique avant d’en tirer une règle de diffusion.
Quels statuts donner à un plan pour savoir où il en est ?
Les bonnes pratiques de gestion de l’information en maquette numérique distinguent plusieurs états : une information en cours d’élaboration chez son auteur, une information partagée avec les autres intervenants, une information publiée, c’est-à-dire autorisée par le responsable de la production puis acceptée par le donneur d’ordre. Cette logique, décrite dans la norme ISO 19650-2, s’applique aussi aux plans, avec ou sans maquette numérique.
Pour un plan, quatre statuts suffisent :
- En cours : le document est chez son auteur ; il ne sert à aucune décision.
- Pour information ou pour avis : il est partagé pour commentaire ; il peut changer.
- Pour validation : il est soumis à l’approbation de celui qui doit le valider.
- Pour exécution ou pour référence : il est validé, il fait foi, et toute modification passe par un nouvel indice.
Le statut doit être visible sur le plan lui-même (dans le cartouche) et dans le registre. Un plan sans statut n’est pas une référence.
Comment indicer, nommer et dater les versions ?
Quelques règles simples évitent la plupart des confusions :
- Un nom de fichier stable pour un même plan (l’identifiant du plan), auquel s’ajoute l’indice. Pas de « final », pas de « définitif » dans les noms.
- Un indice qui n’augmente que quand le plan est diffusé. Les versions de travail internes ne reçoivent pas d’indice officiel.
- Une date de diffusion et le nom de l’émetteur dans le cartouche.
- Une mention de ce qui a changé : une ligne par modification, dans le cartouche ou dans la note de diffusion. L’indice dit qu’un plan a changé ; il ne dit pas en quoi.
- Une seule convention : le même alphabet ou la même numérotation pour toute l’opération.
Que doit contenir un registre de diffusion ?
Le registre de diffusion répond à la question : qui a reçu quoi, et quand. Il contient, pour chaque plan, l’indice, la date, l’émetteur, la liste des destinataires et le statut. C’est ce qui permet, quand une entreprise affirme avoir chiffré sur l’indice B, de vérifier si l’indice B lui a bien été remis, et si l’indice C existait déjà.
Il doit être unique et consultable par tous les intervenants. Tenu dans la messagerie d’une seule personne, il ne sert qu’à elle.
Comment repérer ce qui a changé entre deux versions ?
Se fier à l’indice ne suffit pas, car il n’indique pas l’ampleur du changement. Deux vérifications s’imposent :
- Lire la liste des modifications déclarées par l’émetteur.
- Superposer ou comparer visuellement l’ancienne et la nouvelle version, au moins pour les plans qui portent des surfaces, des circulations ou des réseaux.
La comparaison est surtout utile pour détecter les modifications non déclarées : une cloison déplacée de quelques dizaines de centimètres peut avoir une conséquence sur une surface, un cheminement accessible aux personnes à mobilité réduite (PMR) ou un lot déjà chiffré.
Comment rattacher les réserves aux versions de plans ?
Une réserve est formulée sur une version précise d’un plan. Quand la version suivante arrive, rien ne dit automatiquement que la réserve est traitée. Deux règles :
- Rattacher chaque réserve à la version sur laquelle elle a été émise.
- Repasser les réserves ouvertes à chaque nouvelle version : la nouvelle version la traite-t-elle, ne la traite-t-elle pas, ou la rend-elle sans objet ?
Ce lien évite le piège le plus fréquent : considérer une réserve comme levée parce qu’un nouveau plan a été déposé, sans que personne ne l’ait vérifié.
Ce que Norma apporte
La plateforme Norma ne décide pas de la version qui fait foi : c’est une règle contractuelle et de projet, que vous fixez. Elle aide à la tenir.
S’inscrire gratuitement- Chaque dépôt d’un plan crée une nouvelle version dans l’historique du document, datée et rattachée à celui qui l’a déposée. Une chronologie des versions permet de retrouver qui a déposé quoi et quand.
- Deux versions se comparent côte à côte, avec les zones modifiées surlignées lorsque l’analyse géométrique y parvient.
- Les réserves sont rattachées à la version précise du plan, et l’on voit ce qui a été levé ou reste ouvert d’une version à l’autre.
- Un analyseur de document signale ce qui a changé par rapport à la version précédente ; il est à relire comme un premier niveau de lecture, pas comme une validation.
La valeur contractuelle d’un document reste celle que lui donne votre contrat, quel que soit l’outil utilisé. Pour situer Norma parmi les outils de pilotage d’opération, consultez le comparatif des logiciels de maîtrise d’ouvrage.
Questions fréquentes
La dernière version reçue par courriel est-elle la bonne ?
Pas forcément. Une version fait foi parce qu’elle a été émise et diffusée selon la procédure convenue, pas parce qu’elle est arrivée en dernier. Un courriel peut contenir un document de travail. D’où l’intérêt d’un registre de diffusion et de statuts clairs.
Qui doit tenir le registre des versions ?
Le plus souvent la maîtrise d’œuvre pour les documents de conception, et le maître d’ouvrage ou son représentant pour s’assurer que le registre est complet et consultable. L’essentiel est de désigner une personne et de l’écrire dans les règles de l’opération.
Que faire si deux plans se contredisent ?
Se reporter à la hiérarchie des pièces du contrat. Si la contradiction subsiste ou si la hiérarchie ne la couvre pas, demander par écrit à la maîtrise d’œuvre de la trancher, et conserver la réponse dans le registre. Ne pas trancher oralement en réunion.
Faut-il changer d’indice pour une simple correction de cotation ?
Si le plan est diffusé avec la correction, oui : un plan diffusé ne se modifie pas en conservant son indice. L’indice sert justement à ce que deux personnes parlant du « plan RDC indice C » parlent du même document.
Comment faire quand l’opération est conduite en maquette numérique ?
Les mêmes principes s’appliquent, avec en plus les règles de la convention BIM. La norme ISO 19650-2 fournit un cadre de gestion de l’information à intégrer au contrat, et le Plan BIM du ministère de la Transition écologique vise à généraliser la commande en maquette numérique en fiabilisant les pratiques. Les plans extraits de la maquette suivent le même registre de diffusion que les autres.